הפקת אירועי חברה

מחליטים למי האירוע מיועד

מסיבת חברה, הרמת כוסית או אירוע הוקרה הם הזדמנות לתת לעובדים זמן יחד מחוץ לשגרת המשימות. המפיקיסTEAM מתכנן את האירוע לפי האנשים שמגיעים, התרבות הארגונית והחוויה שתרצו ליצור — מארוחת צהריים במשרד ועד מפגש חברה בשטח.

בוחרים פורמט שמתאים לארגון

אירוע צהריים יכול לשלב קבלת פנים, ארוחת גריל ופעילות קצרה. אירוע ערב מאפשר לבנות תוכנית סביב מוזיקה, מופע או מסיבה. ביום משפחות נביא בחשבון גם ילדים וטווחי גיל שונים. במקום להתחיל מרשימת אטרקציות, נגדיר את משך המפגש ואת האופן שבו תרצו שהעובדים יבלו יחד.

אוכל, תוכן וזמן למפגש

ניסיון האירוח של המנגליסטים מאפשר לתכנן את הקולינריה כחלק מרצף האירוע. עמדות ההגשה, פינות הישיבה והפעילות נבנות כך שלא כל המשתתפים יצטרכו להגיע לאותה נקודה באותו רגע. מספר העמדות, היקף הצוות ותזמון הארוחה נקבעים בהתאם לקהל ולתנאי המקום.

תכנון שמתחשב בפרטים

נאבחן צרכים כמו הסעות, כשרות, מנות מותאמות, הצללה וציוד. לקראת האירוע נגדיר זמני הקמה, בדיקות, קבלת קהל ופירוק. היקף השירות מפורט בהצעה, לרבות ספקי התוכן והציוד שנבחרו.

לרעיונות לאירועי חברה בקטלוג ההפקות · לתכנון אירוע החברה שלכם

מטרה אחת שמכוונת את הבחירות

לפני בחירת תאריך ופעילות כדאי לברר מה הארגון רוצה לציין. אירוע הוקרה מדגיש אנשים והישגים, מסיבת סוף שנה מאפשרת חגיגה רחבה, ואירוע לצוות חדש יכול להתמקד בהיכרות. הגדרה כזו מסייעת לבחור תוכן ומוזיקה, להחליט כמה זמן יוקדש לדברי הנהלה ולהימנע מתוכנית שאינה מתאימה לקהל. אפשר גם לשלב כמה מטרות, כל עוד סדר היום נשאר ברור.

מקום שמאפשר לעובדים להרגיש בנוח

אירוע במשרד חוסך מעבר ומאפשר להתחיל מיד בסוף יום העבודה, אך מצריך בדיקה של שטחי האירוח וכללי הבניין. אירוע בפארק או ביער מציע מרחב ושינוי אווירה, ומצריך פתרונות לפי התשתיות הקיימות. נבחן גם את מרחק הנסיעה, אפשרויות ההגעה והנגישות, ולא רק את מראה המקום. הבחירה צריכה להתאים למשך המפגש ולתקציב הכולל.

פריסה שמתחשבת בגודל הקבוצה

בארגון גדול חשוב לתכנן את קבלת הקהל, התורים והמקומות שבהם נוצרים מפגשים. פיזור של שתייה, הגשה והושבה יכול לעזור לחלק את התנועה במרחב. קבוצות קטנות עשויות להעדיף שולחן משותף או אזור אירוח אחד. אנחנו מתאימים את הפריסה למספר המשתתפים המאושר ולתנאי המקום, ומוודאים שהצוותים מכירים את מסלול העבודה ואת נקודות השירות.

אירוע הוקרה או הרמת כוסית

גם אירוע קצר דורש תזמון. נברר מתי העובדים פנויים, כמה זמן עומד לרשות הדוברים ומה מוגש לפני ואחרי החלק הרשמי. אם משלבים חלוקת מתנות או ציון הישגים, מתכננים את סדר העלייה ואת מיקום הפריטים מראש. אפשר לבנות אירוח פשוט ומדויק בלי להפוך כל הרמת כוסית להפקה גדולה; היקף העבודה נקבע לפי הצורך בפועל.

לקראת היום עצמו

מרכזים את דרישות התפריט, הכשרות והרגישויות, את זמני הספקים ואת אנשי הקשר. כדאי לעדכן את העובדים בהנחיות הגעה, לבוש ושעות סיום, במיוחד באירוע בשטח. שינויים בכמות המשתתפים ובתוכנית מטופלים לפי תנאי ההזמנה והזמינות. כך אפשר להגיע ליום האירוע כשהציפיות ברורות לצוות ההפקה ולארגון.

יוצרים תכנית שאפשר ליהנות ממנה

אפשר לשלב קבלת פנים, פעילות, דברי הנהלה וארוחה, אבל כדאי לשמור על איזון. לא כל המשתתפים רוצים אותו סוג פעילות, ולכן בוחנים גם אזור ישיבה נינוח ומרחב לשיחה. את זמני ההגשה מתאמים לרגעי התוכן, כדי שלא ייווצרו עומסים בדיוק כשמתחילה הפעילות המרכזית.

מחברים את מערך המזון לתפעול

מיקום עמדות, תכנון תורים ומשך הפסקת האוכל משפיעים על החוויה. התפריט מותאם לקהל ולדרישות שנמסרו, כולל בירור כשרות, חלופות תזונתיות ורגישויות. אם האירוע מתקיים במתחם החברה, נבדוק את תנאי העבודה במקום; אם הוא בשטח, נבחן גם תשתיות, גישה והקמות.

נותנים לארגון תכנית עבודה ברורה

מרכזים בריף, תקציב, ספקים ולוח זמנים עם איש קשר מוגדר. אם יש חברת הפקה חיצונית, אפשר להשתלב במערך שלה ולהגדיר את האחריות שלנו. לצד עמוד זה תוכלו לעיין גם בעמוד הקייטרינג לאירועי חברה, כאשר הצורך העיקרי הוא המזון והשירות, ובגלריית האירועים המתועדים של המפיקיסTEAM.

הפקת אירועים לחברות גדולות ולארגונים

כאשר מארגנים אירוע לכמה מחלקות או לאתרים שונים של אותו ארגון, נדרש תיאום של זמני הגעה, הרשמה, תחבורה ופתיחת מתחמי האירוח. מפיק אירועי חברות צריך לראות את החיבור בין כל המשימות האלה. נגדיר יחד את היקף העבודה המבוקש ואת הממשק מול מנהלי הרווחה, משאבי האנוש והספקים, כדי שכל צוות ידע מתי ומה עליו לבצע.

מכאן מתחילים לתכנן

שלחו לנו תאריך או טווח תאריכים, מספר אורחים משוער, אזור בארץ ומה הכי חשוב לכם באירוע. נברר יחד את התפריט, המקום והיקף ההפקה, ונכין הצעה שמגדירה את השירותים ואת חלוקת האחריות.

לאירועים המתועדים שלנו · לחברות ולארגונים שאירחנו

קייטרינג לאירוע חברה — לעמוד הקיים

שאלות לפני שמתחילים

מה כדאי לשלוח כדי לקבל הצעה?

מספר משתתפים משוער, תאריך, אזור או מקום, משך האירוע, מטרתו ותקציב מסגרת.

האם אפשר להפיק אירוע במתחם החברה?

אפשר לבחון זאת לפי השטח, התשתיות, הגישה לציוד ותנאי העבודה במקום.

שאלות נוספות על אירועי חברה